Akten vernichten – Unternehmen

Akten vernichten: Wenn sensible Informationen in die falschen Händen gelangen, dann können ernstzunehmenden Risiken auf das Unternehmen zukommen. An dieser Stelle zählen nicht nur Bußgeld, sondern auch Kundenverlust und Strafen. Daher sollten Sie sich um die richtigen Aktenvernichtung für Ihr Unternehmen vergewissern.

Wir haben für Sie Informationen zu den Kosten bis hin zu den idealen Dienstleister, einschließlich Tipps gesammelt, an der Sie sich orientieren können.

---

Aktenv vernichten: Preise im Unternehmen?

---

Akten vernichten: Leistungen in Übersicht

Es empfiehlt sich im Vorfeld darüber Gedanken zu machen, welche Leistungen Sie benötigen. 

Haben Sie ein Aktenberg im Büro?

Hierfür eignet sich sowohl die mobile als auch die stationäre Aktenvernichtung. Alternativ, können Sie sich den Industrieschredder in Betracht ziehen. 

Sind wenig Papiermengen zu vernichten?

Dann raten wir Ihnen die Aktenvernichtung-Selbstanlieferung. Bei total geringen Aktenmenge lohnt sich das Shreddern in der Vernichtungsanlage nicht. Darüber hinaus können Sie sich darüber Gedanken machen, ob Sie einen büroüblichen Aktenvernichter anschaffen möchten.

Soll es vor Ort geschehen?

Einige Dienstleister bieten zudem die mobile Aktenvernichtung, sprich vor Ort, an. Diese Alternative ermöglicht Ihnen, persönlich dabei zu sein. Erkundigen Sie sich hier gründlich.

---

Welche Vorteile bietet eine Aktenvernichtung im Unternehmen

In erste Linie werden Ihre sensible Unterlage fachgerecht und sicher von Experten ausgeführt. Hierbei können Sie verschiedene Leistungen in Anspruch nehmen und für sich das passende heraussuchen.

Zeit und zugleich Kosten sparen mit einem Aktenvernichtung-Dienstleister.

Darüber hinaus werden sowohl sämtliche Materialien wieder verwertet, als auch Ihr Co2-Fußabdruck verringert.

---

Schutzklasse und Sicherheitsstufen

Nach zertifizierter Aktenvernichtungsdienste müssen Anbieter personenbezogene Akten und Dokumente gemäß DIN 66399 vernichten. Daher müssen sie mindestens unter Sicherheitsstufe 3 vernichtet werden, wenn Akten personenbezogene Daten enthalten.

	Schutzklasse 1 normaler Bedarf Sicherheitsstufe DIN 66399 P1, P-2, P-3
	Schutzklasse 2 normaler Bedarf Sicherheitsstufe DIN 66399 P3, P-4, P-5
	Schutzklasse 3 normaler Bedarf Sicherheitsstufe DIN 66399 P5, P-6, P-7

Detaillierte Informationen der Schutzklassen und Sicherheitsstufen können Sie in diesem Artikel lesen: Sicherheitsstufe nach DIN 66399.

---

Was ist zu beachten bei Aktenvernichtung im Unternehmen?

Worauf müssen Sie achten, wenn Sie eine Aktenvernichtung im Unternehmen durchführen wollen? Neben der datenschutzkonforme Vernichtung gibt es noch weitere wichtige Aspekte, die Sie in Betracht ziehen sollten. 

Akten vernichten Container 

Die Sicherheitsbehälter gibt es in verschiedenen Größen und ist für den datensicheren Transport sehr nützlich. In der Datentonne können Sie Ihre Altakten sowie Datenträger sicher sammeln, denn sie sind abschließbar. Je nach Aktenmenge sollten Sie sich für das richtige Behältermodell entscheiden. 

---

Können die Behälter über Treppen transportiert werden?

Der Transport über Treppen ist nur möglich, wenn das Gewicht nicht allzu enorm ist. In der Regel ist ein Sicherheitsbehälter mit einem Fassungsvermögen von 240 Liter und 500 Liter aufgrund des schweren Gewichts nicht möglich. An dieser Stelle sind die Behälter nur mit einem Aufzug bzw. ebenerdig genutzt werden.

---

Kann die Vernichtung von Akten und Dokumente nachgewiesen werden?

Die Antwort lautet: Ja! Denn die Dienstleister müssen die Aktenvernichtung komplett schriftlich dokumentieren. Anschließend erhalten Sie am Ende ein Vernichtungsprotokoll als Nachweis, wodurch Sie belegen können, dass dies gemäß der gesetzlichen Vorschriften vernichtet wurden.

---

Damit Sie eine klare Übersicht über die DSGVO-Aufbewahrungsfristen haben, können Sie sich nachfolgend an der Tabelle richten.

Aufbewahrungsfristen Unternehmen-Tabelle

10 Jahre Aufbewahrungsfristen	Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Inventare u.s.w.
6 Jahre	Handelsbriefe und Geschäftskorrespondenz u.s.w.
2 Jahre	bspw. Aufzeichnungspflichten beim Mindestlohn u.s.w.

Tipp: Für eine ausführliche Liste der Aufbewahrungsfristen für Gewerbetreibende informieren Sie sich hier beim Reisswolf.